Verklaring gegevensbescherming

Als u via onze website een dienst of ondersteuning wilt aanvragen, een onderhoudsverzoek wilt indienen of een onderhoudsopdracht wilt starten, of als u vragen heeft over producten of prijzen, is het noodzakelijk om uw persoonsgegevens te verwerken. Indien er geen wettelijke grondslag bestaat voor de verwerking van persoonsgegevens, zullen wij uw toestemming vragen. Dit wordt aangegeven op de desbetreffende pagina's. Toestemming kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer u zich registreert op onze website, zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief of contact met ons opneemt via een contactformulier.

De rechtsgrondslag voor verwerkingen waarvoor wij uw toestemming verkrijgen, is artikel 6, lid 1, onder a, van de AVG. Als de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst (bijv. voor het leveren van onze diensten of bij onderhoudsverzoeken/-opdrachten en productinformatie), vindt de verwerking plaats op basis van artikel 6, lid 1, onder b, van de AVG.

Wij slaan de door u verstrekte persoonsgegevens, zoals naam, bedrijf/praktijk, adres, vakgebied, e-mailadres en telefoonnummer, op en gebruiken deze voor het leveren van onze diensten en voor persoonlijke communicatie met u, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Duitse Wet op de gegevensbescherming (Bundesdatenschutzgesetz, BDSG).

De rechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens die via e-mail of via een van onze contactformulieren worden verzonden, is artikel 6, lid 1, onder f, van de AVG. Als het e-mailcontact is gericht op het sluiten van een overeenkomst, geldt aanvullend artikel 6, lid 1, onder b, van de AVG als rechtsgrondslag.

Gegevensoverdracht

Wanneer wij externe dienstverleners inschakelen voor het verlenen van onze diensten, verkrijgen zij toegang tot gegevens uitsluitend voor zover dit nodig is voor het uitvoeren van hun diensten. Bij prijs- of aankoopaanvragen of andere gegevens die nodig zijn voor het verkoop- of serviceproces, geven wij uw gegevens door aan de betreffende gespecialiseerde handelspartner om uw aanvraag af te handelen. De rechtsgrondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, onder b, van de AVG.

Indien nodig kunnen wij uw verzoek ook doorsturen naar ons moeder- of zusterbedrijf als zij een passend aanbod hebben dat aansluit op uw aanvraag.

Uw gegevens worden niet aan andere derden verstrekt. Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om te zorgen voor naleving van de privacywetgeving en eisen hetzelfde van onze externe dienstverleners.

U kunt zich registreren voor de “Extranet” dealer login en/of de “MyKaVo” of “KaVo Portal” dealer login door persoonlijke gegevens te verstrekken. Door op de bijbehorende menu-items te klikken, wordt u doorgestuurd naar afzonderlijke websites die door ons of onze dienstverlener worden gehost. De gegevens die u invoert tijdens de registratie zijn zichtbaar in het invoerveld van het betreffende registratieformulier.

Bij registratie slaan wij uw IP-adres en het tijdstip en de datum van registratie op. Dit dient ter beveiliging voor het geval een derde partij uw e-mailadres misbruikt en zich zonder uw medeweten toegang verschaft tot onze dienst. Wij verzamelen geen aanvullende gegevens. Uw gegevens worden niet aan derden doorgegeven, tenzij er een wettelijke verplichting tot doorgifte bestaat of als de doorgifte noodzakelijk is voor strafrechtelijke vervolging.

U heeft te allen tijde de mogelijkheid om de bij registratie verstrekte persoonsgegevens aan te passen of door ons te laten verwijderen, met inachtneming van wettelijke bewaartermijnen en/of de Duitse belastingwetgeving.

Registratie is noodzakelijk om bepaalde inhoud en diensten op onze website beschikbaar te kunnen stellen. De rechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens is artikel 6, lid 1, onder a, van de AVG, indien de gebruiker hiervoor toestemming heeft gegeven. Indien de registratie plaatsvindt in het kader van de uitvoering van een overeenkomst waarbij de gebruiker partij is, of voor het treffen van precontractuele maatregelen, is artikel 6, lid 1, onder b, van de AVG eveneens van toepassing. De gegevens worden verwijderd zodra ze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde dienstverleners voor het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts en inloggegevens. Met deze dienstverleners is een verwerkersovereenkomst gesloten conform artikel 28 van de AVG.

Gegevensoverdracht

Indien wij externe dienstverleners inzetten voor het leveren van diensten, hebben zij uitsluitend toegang tot de gegevens voor zover nodig voor het uitvoeren van hun taak. Deze partijen worden zorgvuldig geselecteerd en, indien wettelijk vereist, contractueel verplicht conform artikel 28 van de AVG. Bij prijsaanvragen, aankoopaanvragen of andere gegevens die nodig zijn in het verkoop- en/of serviceproces, geven wij de gegevens door aan de betreffende gespecialiseerde handelspartner om uw aanvraag te verwerken. De rechtsgrondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, onder b, van de AVG.

Indien nodig kunnen wij uw aanvraag ook doorsturen naar ons moeder- of zusterbedrijf, als zij een passend aanbod hebben dat aansluit bij uw verzoek.

Bij het bestellen van een KaVo Box reparatie via de originele fabriek, geven wij uw gegevens (naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres) door aan onze gecontracteerde serviceprovider, zodat zij de ophaal- en bezorgservice voor u kunnen uitvoeren. De rechtsgrondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, onder b, van de AVG.

Voor het verzenden van “transactionele” e-mails die verband houden met uw bestelling of registratie maken wij gebruik van de dienstverlener SendGrid, aangeboden door Twilio Inc. (101 Spear Street, 5th Floor, San Francisco, California, 94105, Verenigde Staten). Transactionele e-mails zijn geautomatiseerde berichten die worden verzonden naar aanleiding van specifieke acties van een klant of contactpersoon (zoals bestelbevestigingen of statusupdates). Met deze dienstverlener is een verwerkersovereenkomst gesloten conform artikel 28 van de AVG. De rechtsgrondslag voor het verzenden van transactionele e-mails is artikel 6, lid 1, onder b, van de AVG.

Een passend niveau van gegevensbescherming bij doorgifte naar de VS wordt gegarandeerd door het EU-VS Data Privacy Framework. Het privacybeleid van de aanbieder kunt u inzien via: https://www.twilio.com/en-us/legal/privacy

Uw gegevens worden niet aan andere derden verstrekt. Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om naleving van de regelgeving inzake gegevensbescherming te waarborgen en eisen hetzelfde van onze externe dienstverleners.

Wij voeren op onregelmatige tijdstippen tevredenheidsenquêtes uit onder bestaande klanten, met als doel het verbeteren van onze dienstverlening, kwaliteitsborging en productontwikkeling. Deelname aan deze enquêtes is vrijwillig.

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Duitse Wet op de gegevensbescherming (BDSG), op basis van een belangenafweging (artikel 6, lid 1, onder f, AVG) in combinatie met artikel 7, lid 3, van de Duitse Wet tegen Oneerlijke Mededinging (UWG). Deze wet staat ons toe u marketinggerelateerde informatie toe te sturen als u uw e-mailadres aan ons hebt verstrekt in het kader van de verkoop van een product of dienst, en u hiertegen geen bezwaar heeft gemaakt.

Wij slaan de vragen en antwoorden uit de enquête op. De resultaten van de enquête worden anoniem geëvalueerd en intern verwerkt door de Marketingafdeling. De resultaten worden uitsluitend geanalyseerd en beoordeeld door medewerkers van KaVo Dental GmbH.

Uw antwoorden worden volledig geanonimiseerd en verwijderd zodra de evaluatie is afgerond en er geen reden meer is voor een langere opslag (bijvoorbeeld als u op basis van artikel 6, lid 1, onder a, AVG uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven).

Als uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van artikel 6, lid 1, onder f, van de AVG, heeft u het recht om bezwaar te maken, mits er redenen zijn die voortvloeien uit uw specifieke situatie, of wanneer het bezwaar betrekking heeft op direct marketing (artikel 21 AVG). U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens in het kader van de klanttevredenheidsenquête of tegen het ontvangen van direct marketing. Als u bezwaar maakt tegen direct marketing, zullen wij u geen reclame-uitingen meer sturen. Geautomatiseerde berichten in het kader van het bestel- en verzendproces blijven hiervan uitgezonderd.

Eventuele eerder gegeven toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens kan te allen tijde worden ingetrokken. De rechtmatigheid van de gegevensverwerking tot het moment van intrekking blijft hierbij onaangetast. Als u gebruik wilt maken van uw recht op bezwaar, kunt u een e-mail sturen naar: privacy@kavo.com.

Indien nodig maken wij gebruik van Microsoft Teams, een tool van Microsoft Corporation, voor het houden van online telefoon- of videogesprekken. Dit kan ook sollicitatiegesprekken, trainingen of (verdere) opleidingen omvatten.

Het maken van beeld- of geluidsopnamen is niet toegestaan, noch voor u als deelnemer, noch voor ons als organisator.

Bij het gebruik van MS Teams in het kader van een telefoon- of videogesprek kunnen verschillende soorten persoonsgegevens worden verwerkt. De omvang van de verwerking is mede afhankelijk van de gegevens die u zelf vooraf of tijdens het gebruik verstrekt.

De volgende persoonsgegevens kunnen tijdens een (video)vergadering worden verwerkt:

• Contactgegevens (zoals uw e-mailadres, indien zelf opgegeven)
• Logbestanden en logdata
• Metadata (zoals onderwerp en omschrijving van de vergadering, IP-adres, tijdstip van deelname)
• Profielgegevens (zoals gebruikersnaam, voor- en achternaam, indien opgegeven)

Voor deelname aan een vergadering ontvangt u een uitnodiging per e-mail (bijv. via een link of agendaverzoek) op het door u opgegeven e-mailadres. Uw registratiegegevens worden daarbij door ons verwerkt.

Voor deelname aan een telefoon- of videovergadering dient u minimaal uw naam op te geven. U kunt het gebruik van microfoon en camera op elk moment uitschakelen via de instellingen.

Rechtsgrondslagen voor gegevensverwerking:

• Wanneer persoonsgegevens van werknemers van KaVo Dental GmbH worden verwerkt, is de rechtsgrondslag artikel 26, lid 1 van de Duitse Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
• Indien de gegevensverwerking niet noodzakelijk is voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van de arbeidsovereenkomst, maar wel onderdeel is van het gebruik van MS Teams, dan is de rechtsgrondslag artikel 6, lid 1, onder f, van de AVG. Het gerechtvaardigd belang hierbij is de efficiënte uitvoering van telefonie/videovergaderingen.
• Bij sollicitatiegesprekken via MS Teams is artikel 26, lid 1 BDSG de rechtsgrondslag.
• Voor overige situaties geldt:
  • Artikel 6, lid 1, onder b, AVG, als de verwerking plaatsvindt in het kader van een contractuele relatie.
  • Artikel 6, lid 1, onder f, AVG, indien er geen contractuele relatie is – ook hier is het belang een doeltreffende uitvoering van videovergaderingen en onlinebijeenkomsten.

Gegevensoverdracht en beveiliging

De aanbieder Microsoft kan kennis krijgen van bovengenoemde gegevens in het kader van verwerkersactiviteiten. Alle gegevensuitwisseling verloopt versleuteld (via MTLS, TLS of SRTP) en wordt in de regel opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Vanuit gegevensbeschermingsoogpunt geldt Microsoft als een aanbieder in een derde land (VS), waar het niveau van gegevensbescherming niet gelijk is aan dat van de EU. Om een passend beschermingsniveau te waarborgen bij doorgifte van persoonsgegevens, hebben wij contractuele afspraken gemaakt met Microsoft, waaronder de EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s).

Indien gegevens worden doorgegeven aan derde landen zonder adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, bestaat het risico dat overheidsinstanties in dat land (zoals inlichtingendiensten) toegang krijgen tot de gegevens voor controledoeleinden. Het afdwingen van uw rechten als betrokkene is in dat geval mogelijk beperkt.

Meer informatie over gegevensbescherming bij Microsoft vindt u in hun privacyverklaring: https://privacy.microsoft.com/nl-nl/privacystatement

In het kader van de garantieverlenging voor KaVo-producten verwerken wij persoonsgegevens die verband houden met de aanleiding van het contract. Dit omvat onder andere uw persoonsgegevens (zoals naam, adres, contactgegevens, aankoopdatum, enz.) en alle overige gegevens die u aan ons verstrekt als onderdeel van het garantieverlengingsproces. De rechtsgrondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, onder b, van de AVG (uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregel).

Naast de uitvoering van het (pre)contract verwerken wij uw gegevens ook indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld op het gebied van fiscale of commerciële wetgeving. In dat geval is artikel 6, lid 1, onder c, van de AVG van toepassing.

Gegevensoverdracht

In het kader van het garantieverlengingsproces kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan (gespecialiseerde) handelspartners. Dit is noodzakelijk om facturatie en betalingsafwikkeling mogelijk te maken, of om onderhoud en/of reparaties aan KaVo-producten uit te voeren conform de voorwaarden van de garantie.

U heeft de mogelijkheid om te solliciteren op openstaande vacatures binnen ons bedrijf. Door te klikken op het menu-item “Carrière” komt u bij de vacatures van KaVo Dental GmbH. Wanneer u solliciteert op een gepubliceerde functie via e-mail (bijvoorbeeld via karriere@kavo.com, karrierestart@kavo.com, ausbildung@kavo.com of schuelerpraktikum@kavo.com) of per post, worden uw sollicitatiegegevens verzameld en elektronisch verwerkt in ons sollicitatiebeheersysteem ten behoeve van de sollicitatieprocedure. Alleen de bevoegde afdelingen die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure hebben toegang tot dit systeem.

Indien uw sollicitatie resulteert in een arbeidsovereenkomst, kunnen wij de door u verstrekte gegevens opslaan in uw personeelsdossier voor administratieve en organisatorische doeleinden, met inachtneming van de geldende wettelijke voorschriften.

Volgens artikel 26, lid 1, zin 1 BDSG in samenhang met artikel 88, lid 1 AVG, staat de wet de verwerking toe van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het aangaan van een arbeidsovereenkomst. Als u ons op vrijwillige basis informatie verstrekt die niet noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure, gebeurt dit op basis van uw toestemming conform artikel 6, lid 1, onder a, AVG.

Tijdens de sollicitatieprocedure kunnen uw gegevens worden gedeeld met interne medewerkers van ons bedrijf, alsook met dienstverleners die contractueel zijn gebonden, verplicht zijn tot geheimhouding en delen van de gegevensverwerking op zich nemen.

Indien uw sollicitatie wordt afgewezen, verwijderen wij de door u verstrekte gegevens uiterlijk drie maanden na kennisgeving van de afwijzing. Gegevens worden alleen langer bewaard (maximaal zes maanden of tot het einde van een juridische procedure) indien dit wettelijk vereist is, bijvoorbeeld in het kader van een bewijslastverplichting op grond van de Algemene wet gelijke behandeling (AGG).

Als uw sollicitatie voor een specifieke functie wordt afgewezen, kunnen wij u de mogelijkheid bieden om opgenomen te worden in onze kandidatenpool. Als u ons hiervoor binnen 4 weken schriftelijk toestemming geeft (bij voorkeur via e-mail), nemen wij uw gegevens op in de kandidatenpool. In dat geval kunnen wij contact met u opnemen wanneer er in de toekomst geschikte functies beschikbaar komen die aansluiten bij uw profiel.

Uw gegevens blijven maximaal 12 maanden in de kandidatenpool bewaard en worden daarna automatisch verwijderd. De rechtsgrondslag voor deze verwerking is artikel 6, lid 1, onder a, AVG (uw toestemming). Uiteraard kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken conform artikel 7, lid 3, AVG met werking voor de toekomst.

Wanneer u zich registreert voor het KaVo-portaal, een van onze contactformulieren op onze website gebruikt of zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, worden uw persoonsgegevens versleuteld via internet verzonden met behulp van TLS.

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om onze website en andere systemen te beveiligen tegen verlies, vernietiging, toegang, wijziging of verspreiding van uw gegevens door onbevoegden.

Op onze website bieden wij u de mogelijkheid om contact met ons op te nemen via e-mail en/of via de daarvoor bestemde contactformulieren. De door u verstrekte gegevens worden opgeslagen met het oog op de afhandeling van uw contactverzoek. In het verzendproces wordt verwezen naar deze privacyverklaring met betrekking tot de gegevensverwerking. Wij verwerken de persoonsgegevens uit het invoerveld van het contactformulier uitsluitend om uw verzoek te kunnen afhandelen.

U kunt ook contact met ons opnemen via de opgegeven e-mailadressen. In dat geval worden de met de e-mail verzonden persoonsgegevens van de gebruiker opgeslagen.

De rechtsgrondslag voor de verwerking van de gegevens is artikel 6, lid 1, onder a, van de AVG, indien de gebruiker hiervoor toestemming heeft gegeven. De rechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens die worden verzonden in het kader van het versturen van een e-mail en/of via een van onze contactformulieren is artikel 6, lid 1, onder f, van de AVG. Indien het contact is gericht op het aangaan van een overeenkomst, is een aanvullende rechtsgrondslag voor de verwerking artikel 6, lid 1, onder b, van de AVG.

De gegevens worden verwijderd zodra zij niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld en er geen wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn. De gegevens worden niet doorgegeven aan derden.